Digitalisation – Dématérialisation des factures : où en êtes-vous ?

À première vue, la facture électronique pour les factures clients, à savoir sortantes, est adoptée largement. La situation semble en revanche un peu plus complexe pour les factures entrantes compte tenu des challenges autour de la mise en place d’un système pour les accepter et les traiter. Cela est généralement dû à leurs multiples formats d’arrivée : papier, EDI, via un portail ou en PDF par mail, le multicanal ne facilitant pas les choses.

Mais soyez sereins, la gestion électronique des factures (en envoi comme en réception) est tout à fait possible, et ce aussi bien techniquement que légalement à condition de prendre le sujet dans sa globalité.

D’abord, sur la facture électronique, comme sur la dématérialisation en général, l’État a été moteur et a évidemment entraîné dans son sillage les entreprises en adaptant la législation en conséquence.

La facture dématérialisée ou facture électronique est un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs. Dans le cadre des marchés publics, son usage est obligatoire pour les grandes entreprises, les PME, mais aussi les TPE depuis le 1^er janvier 2020.

L’idée est que le secteur public serve de locomotive au reste de l’économie. Malgré cette dynamique lancée par l’État, le chemin à parcourir reste encore important.

Le constat est simple : à peine 20 % des échanges de factures sont dématérialisés, notamment parce que les sociétés ne sont pas certaines d’être conformes en cas de contrôle fiscal ou bien parce que leurs clients n’ont pas mis en place les processus nécessaires à cette dématérialisation.

La dématérialisation des factures est un objectif fixé par l’Union européenne (UE) dans le cadre de la stratégie européenne pour le numérique. Une directive juridique (2010/45/EU) a été adoptée pour harmoniser les procédures d’envoi et de contrôle de ce type de documents au sein de l’UE (cf. encadré sur l’article 22). Charge aux États membres de l’appliquer et de faire appliquer cette dématérialisation des documents. La GED, ou la gestion électronique de documents, est ainsi devenue la norme.

D’importants challenges et enjeux de la digitalisation/dématérialisation des factures restent encore à relever.

Au-delà d’un certain nombre de règles à respecter, la facturation électronique doit garantir l’identité de l’émetteur, l’intégrité de la facture, la lisibilité du document et l’affichage des mentions légales obligatoires.

Les entreprises doivent de plus disposer d’un espace de stockage conforme à la loi, comme un coffre-fort électronique, et utiliser une signature électronique ou le format EDI pour certifier l’authentification de l’émetteur.

À noter, la durée légale de conservation des factures est toujours de six ans pour le droit fiscal, dix ans pour le droit commercial.

Accélérer et systématiser la digitalisation des factures aussi bien entrantes que sortantes apportent des avantages et gains indéniables aux entreprises. Elle permet de gagner en productivité avec la diminution des délais de traitement et de transmission par facture. La réduction de la charge associée au traitement et au suivi des factures bénéficie à la trésorerie. Elle apporte plus de transparence et de sécurité grâce à la fonctionnalité d’archivage et au suivi normé de la facture. Enfin, elle contribue à la protection de l’environnement avec diminution de l’empreinte carbone.

Facture électronique : trois moyens de garantir son authenticité

L’article 22 de la directive 2010/45/UE précise que trois procédés sont acceptés pour en finir progressivement avec la facture papier :

• L’EDI. En présence d’importants volumes commerciaux entre deux entreprises, celles-ci peuvent avoir recours au système d’échange de données informatisées (EDI) qui produit directement et conserve une liste récapitulative séquentielle de toutes les factures, ainsi qu’un fichier des partenaires avec lesquels sont échangées les factures dématérialisées. Ce qui permet de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données.
• La signature électronique avancée. Celle-ci garantit l’authenticité et l’intégrité du contenu en identifiant de manière unique l’expéditeur de la facture et en créant un sceau inaltérable sur le contenu de la facture. Ce qui permet de détecter toute modification apportée au document après sa signature.
• Une piste d’audit fiable. Ce qui consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures. L’organisation doit ainsi être en mesure de reconstituer la chronologie de l’ensemble du processus et des contrôles associés depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation.

En respectant tous ces paramètres, elles bénéficient de la même valeur probante que les factures papier.