Les comptes virtuels, une offre bancaire sur-mesure pour une gestion simplifiée de trésorerie des entreprises

Dans les dernières évolutions en matière de « Cash Management », de nouvelles offres bancaires sont apparues. C’est le cas avec les « comptes virtuels » afin de répondre aux défis croissants des entreprises dans la gestion et l’optimisation de leurs flux d’encaissements et de paiements tout en les concentrant sur un compte unique.
Développée depuis une quinzaine d’années en Europe Centrale, la technique des numéros de comptes bancaires virtuels est devenue au fil des années une offre bancaire bien réelle pour les entreprises souhaitant gagner en productivité. Elle permet d’optimiser leurs rapprochements bancaires clients, de rationaliser la gestion des comptes multiples et de centraliser leurs liquidités.
Consistant à rattacher à un même compte bancaire réel, une plage de comptes virtuels de structure IBAN (vIBAN), les entreprises peuvent en lien avec leurs banques, définir des architectures modulables de plan de comptes virtuels par unité d’affaires, par client, par filiales ou par ligne de produits selon leurs propres axes d’analyse et de gestion.
Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant mieux identifier ses payeurs en automatisant son processus d’encaissement et le suivi des paiements reçus par la technique des comptes virtuels, le processus opérationnel se déclinerait de la façon suivante :

1. La banque attribue à l’entreprise une plage de comptes virtuels de structure IBAN (vIBAN) associée au compte réel d’encaissement.
2. À chacun de ses clients, l’entreprise attribue un compte virtuel renseigné par exemple sur la facture comme le compte à payer.
3. Le client effectue son règlement par virement SEPA ou virement international sur le compte virtuel ouvert à son intention.
4. À réception, la banque de l’entreprise identifie les virements reçus via les différents numéros de comptes virtuels et les crédite sur le compte réel d’encaissement (en incluant dans le reporting bancaire de l’opération ou dans les relevés de comptes, la référence du vIBAN pour faciliter l’identification).
5. L’entreprise effectue un rapprochement automatisé des écritures au crédit en utilisant le vIBAN comme critère de rapprochement dans son système de gestion comptable.

Avec la technique des comptes virtuels, les entreprises peuvent bénéficier ainsi d’une vue détaillée de l’ensemble de leurs paiements comme des encaissements à partir d’un compte centralisé pour compte propre ou agissant pour le compte de (appelé également payments/collections-on-behalf ou POBO/COBO).

La mise en place d’une offre de comptes virtuels nécessite néanmoins des investissements informatiques au niveau des systèmes de gestion ERP ou des logiciels de trésorerie : définition du plan de comptes virtuels, paramétrage des systèmes, traitement et procédure de demande/modification de comptes virtuels avec la banque.
Par ailleurs, les aspects de la réglementation locale et fiscale sont également à prendre en considération où selon les pays, le recours à des comptes virtuels est interdit (par exemple : dans la gestion de fonds de tiers ou toute autre activité réglementée). Une attention toute particulière doit être portée avant toute mise en œuvre de cette technique.
L’offre comptes virtuels permet une ségrégation des avoirs de l’entreprise tout en les concentrant sur un compte unique d’encaissement et de décaissement. Cette technique présente des avantages certains pour les entreprises qui possèdent une structure de comptes bancaires complexe et décentralisée dans plusieurs pays. C’est l’ensemble du pilotage stratégique et de l’optimisation de la liquidité qui est facilité avec des gains opérationnels sur l’administration des comptes bancaires et la possibilité d’optimiser les délais de recouvrement de créances grâce à la réconciliation native des flux de paiements.